PROSES SERAH
TERIMA PEKERJAAN
Provisianal
hand over (PHO) dan Final
Hand Over (FHO)
Oleh : Nafriandi
Latar
Belakang
Serah terima Pekerjaan
adalah bagian dari Proses Pengadaan Barang/Jasa, dimana proses tersebut
dilaksanakan setelah selesainya waktu “Pelaksanaan”
pekerjaan yang sebut dengan Serah Terima
Pertama pekerjaan dan selesainya waktu “Pemeliharaan”
Pekerjaan disebut Serah Terima Akhir Pekerjaan, agar pekerjaan yang telah
dilaksanakan bersama-sama oleh yang mingikat perjanjian betul-betul telah
berjalan dan terlaksana secara ekonomis, efektif dan efisien, maka dalam rangka
pengawasan internal Pengguna Jasa selaku pemberi kewenangn merasa perlu
memisahkan antara pelaksana pekerjaan dengan penerima pekerjaan
Pelaksana pekerjaan
adalah orang yang mengikatkan diri dalam bentuk perjanjian yaitu Penyedia Jasa
dan Pengguna Jasa, Penyedia sekurang-kurang ditanda tangani oleh Wakil direktur
dengan dilengkapi kuasa, sedangkan Pengguna Jasa sekurang-kurangnya ditanda
tangani oleh PPK yang merupakan Pejabat Paling Bawah yang bisa menerima
delegasi kewenangan PA, Serah terima Pekerjaan merupakan bagian yang sangat
penting dalam pelaksanaan proyek konstruksi, PPHP menjadi orang yang
bertanggung jawab langsung kepada pemberi wewenang atau yang menunjuknya.
Dasar
Serah terima Pekerjaan didasari oleh Peraturan
Perundangan-undangan yang berlaku yaitu :
a. PP 29 Tahun 2000 Tentang
Penyelenggaraan Jasa Konstruksi
b. PerPres
54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa (Beserta Perubahannya)
Mohon
baca pasal terkait ya -à
Menghindari Copy Paste
Langkah-langkah
Serah Terima Pekerjaan
Serah terima Pekerjaan terdiri dari :
a. Serah
terima Pertama (PHO)
Dilakukan setelah
selesai Masa Pelaksanaan Kontrak
b. Serah
terima Akhir (FHO)
Dilakukan setelah
selesai masa Pemeliharaan Kontrak
Langkah-langkah Serah terima Pekerjaan
1. Pengajuan
Penanda Tangan Kontrak
Pengajuan serah terima
Pekerjaan yang dilakukan oleh Penanda tangan Kontrak Kepada Panitia Penerima
Hasil Pekerjaan (PPHP) baru bisa dilakukan apabila :
- Serah Terima Pertama (PHO)
Setelah
seluruh item pekerjaan telah selesai dilaksanakan, dimana tidak ada lagi
kekurangan volume lapangan (Progress fisik sudah 100 %) dan seluruh
administrasi sampai proses fisik lapangangan telah dilengkapi, maka bersama
surat pengajuan ke PPHP, seluruh administrasi tersebut dilampirkan seperti kontrak,
addendum (jika ada), Back Up data final, As built drawing, photo dokumentasi
dan dakumen lain yang diperlukan oleh PPHP)
Administrasi
lapangan progress fisik 100 % didalamnya Penandatangan yaitu Penyedia Jasa
(Direktur/Wakil Direktur) dan Pengguna Jasa (PPK/KPA/PA), secara tidak langsung
telah menyetujui pekerjaan tersebut melalui administrasi yang telah ditanda
tangani, ketika pihak yang terkait belum ditandatanganinya Administrasi Proyek
misal :
Pada
Laporan
bulanan atau Back Up Data Proyek, belum di teken
oleh PPK atau Unsur Pendukungnya dan oleh Direktur atau Unsur dibawahnya, maka
sebaiknya jangan dilakukan dulu pengajuan serah terima , jadi masalah terima
dan tidak diterima antara Penyedia Jasa Dan Pengguna Jasa (PPK/KPA/PA) pada
lingkup yang berjanji/berkontrak terjadi pada saat administrasi proyek
menjelang Pengajuan Serah terima Pekerjaan.
Syarat
pengajuan Serah Terima dalam pekerjaan adalah diterimanya oleh PPK/KPA/PA
pekerjaan tersebut dalam bentuk ditanda tangani seluruh admistrasi proyek
terutama admistrasi lapangan, jika seperti contoh diatas tadi, belum ditanda
tangani berarti pihak PPK/KPA/PA belum menerima pekerjaan tersebut, sehingga
pengajuan Serah Terima kepada PPHP belum bisa di ajukan.
- Serah terima Akhir (FHO)
Setelah
atau menjelang berakhirnya masa pemeliharaan, jika ada yang rusak lakukan
perbaikan, maka bersama surat pengajuan ke PPHP, disampaikan admistrasi berupa
Kontrak, addendum (jika ada), BA Serah terima Pertama (PHO), Photo Dokumentasi
lapangan dan sekali gus jika ada perbaikan dan administrasi lain yang
diperlukan
Pengajuan
serah terima terakhir (FHO) kepada PPHP dilakanakan oleh yang berkontrak adalah
setelah administrasi tersebut sudah dilengkapi oleh pihak Penyedia Jasa dan di
setujui oleh wakil Pengguna Jasa (PPK/KPA/PA)
Serah
Terima Pekerjaan (PHO dan FHO) memiliki proses masing-masing dalam rentang
waktu dan jarak yang berbeda, sehingga proses kedua hal dimaksud terpisah tidak
bersamaan, dan dalam pengajuannya ada
sedikit perbedaan administrasi, tapi pada prinsipnya FHO baru bisa dilaksanakan
apabila PHO sudah dilaksanakan.
Pengajuan
Serah Terima (PHO dan FHO) dilakukan apabila PPK/KPA/PA (unsur berkontrak
dengan Penyedia) telah menerima dan menyetujui Hasil Pekerjaan tersebut, bukti
diterima dan disetujuinya pekerjaan yang dilaksanakan bersama-sama adalah
disampaikan permintaan Serah terima pekerjaan oleh (PPK/KPA/PA) kepada PPHP.
Hasil
pekerjaan yang tidak diterima oleh PPK/KPA/PA, maka tidak akan sampai pengajuan
serah terima kepada PPHP, INGAT! “PPHP tidak akan menerima surat Pengajuan
Serah Terima dari PPK dan Kontraktor, APABILA! PPK/KPA/PA tidak menerima
Pekerjaan/Hasil Pekerjaan Tersebut”
Akibat
tidak diterimanya hasil Pekerjaan oleh PPK/KPA/PA, maka kegiatan berhenti
sampai terbitnya ‘berita acara Pemutusan Kontrak oleh PPK/KPA/PA”
2. Rapat
dokumen Proyek
Sambil meneliti
administrasi, PPHP melihat kelengkapan administrasi proyek yang disampaikan,
dimana pada saat rapat inilah dibahas rencana opname langangan, rapat tersebut
dihadiri oleh pihak direksi, konsultan pengawas dan pihak kontraktor, hal
tersebut bertujuan agar proses opname lapangan berjalan dengan baik.
Dari rapat tersebut
dihasilkan jadwal opname lapangan, peratan yang diperlukan, waktu lama opname
(pemeriksaan dan pengujian) dilapangan dan pengujian laboratorium (jika diperlukan)
3. Opneme
Lapangan
Melakukan pemeriksaan hasil
pekerjaan Pengadaan Barang/Jasa sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam
Kontrak ….. (a);
(Opname lapangan), dilakukan terhadap setiap item pekerjaan, pemeriksaan
tersebut terutama dilakukan terhadap penyesuaiaan volume terpasang dengan
volume yang tercantum dalam Back UP Data.
Sebaiknya
Opname lapangan ada berita acaranya dan ditanda tangani oleh seluruh unsure
PPHP, wakil dari Direksi, dari Konsultan Pengawas dan Penyedia Jasa
4. Rapat
Setelah Opname lapangan
Setelah
Opname Lapangan tersebut dilaksanakan tentu tidak dibiarkan begitu saja, proses
lebih lanjut adalah pada rapat intern PPHP dengan dasar rapat adalah Berita Acara Opname Lapangan, PPHP
dalam hal ini tidak melibatkan pihak manapun, keputusan diterima atau
diperbaiki ada dalam forum intern PPHP tersebut. Disini pulahlah terlihat
system kerja PPHP yaitu Kolektif Kolegial
Pada
rapat tersebutlah dihasilkannya “menerima
hasil Pengadaan Barang/Jasa setelah melalui pemeriksaan/pengujian…. (b);
jika hasil tidak diterima maka berita acaranya
dibuat dan sampaikan kepada Penyedia melalui PPK/KPA/PA, untuk dilakukan
perbaikan terhadap kerusakan pada item pekerjaan yang tidak diterima tersebut, pada
kondisi belum diterimanya hasil pekerjaan oleh PPHP, setelah penyedia melakukan
perbaikan Proses berikutanya kembali ke angka 1 di atas.
Jika
Hasil diterima, maka Lanjut Pada Proses Berikutnya,…..
ADUH!!!! Banyak yang tidak ada di ATURAN
YA,…
5. Berita
Acara serah terima Pekerjaan
Setelah
Opname lapangan dan rapat intern PPHP
(sebaiknya ke 2 nya dibuatkan berita acaranya agar ketika terjadi
persoalan tidak saling tuduh), maka proses selanjutnya adalah melaksanakan
amanat PerPres No 54 tahun 2010 dan Seluruh perubahannya terhadap Tugas Pokok dan Kewenangan PPHP
tersebut yaitu “Membuat dan menandatangani Berita Acara Serah Terima Hasil
Pekerjaan…..(c)”
Jadi
menurut PerPres tersebut pendapat saya Tujuan dari di tujuknya PPHP adalah
“untuk melakukan serah terima” ini tergambar sangat jelas dari tugas pokoknya,
dan kemudian tujuan serah terima itu sendiri terkait pasal tersebut adalah “
tersedianya berita acara serah terima pekerjaan”
6. Berita
acara disampaikan kepada yang berkontrak
Berita
acara serah terima adalah output yang dihasilkan oleh PPHP, mengapa Coba Liat/baca/amati
denganl fikiran yang jernih, bahwa tugas Pokok dan Kewenangan PPHP (Ingat P-P-H-P
BUKAN PENANDA TANGAN KONTRAK (PPK/KPA/PA) huruf c “Membuat dan
menandatangani Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan” Ingat! “ MEMBUAT…..1
; MENANDA TANGANI….2”. Mudah-mudahan maksud huruf c tersebut dapat
dimengerti.
Setelah
berita acara serah terima didapat oleh Penyedia Jasa/Kontraktor/Pemborong, maka
proses selanjutnya kembali ke Pengguna Jasa ((PPK/KPA/PA) untuk mencaikan sisa
Uang pekerjaan yang belum dibayar, untuk Berita acara Serah Terima Pertama (PHO)
terbit penyedia minta kepada (PPK/KPA/PA) permohonan pencairankan 95 % dan
sedangkan untuk Berita acara Serah terima Terakhir (FHO) terbit Penyedia Jasa
Meminita kepada (PPK/KPA/PA) pencairan 5 % sisa atau pengembalian Jaminan
Retensi.
Berita
Acara Serah Terima Pekerjaan baik Pertama (PHO) dan maupun Terakhir (FHO), merupakan
dokumen yang sangat penting dalam Pengadaan Barang/Jasa terutama konstruksi,
Jika salah satu dari keduanya tidak dilaksanakan, maka sanksi masuk daftar
hitam akan menunggu Penyadia Jasa bersangkutan.
Jikalah ada salah
maksud tolong luruskan, jika ada salah bahasa mohon koreksi, jika ada yang
tidak berkenan mohon di maafkan, karena penulis belum begitu lihai dalam merangkai
kata dan belum lah banyak pengalaman
untuk berpesan nasihat buat pemirsa.
Ketika ada kebijakan, toleransi
dan sejenisnya mohon jangan dijadikan teori, sebab terkadang itu yang menjadi
perdebatan
PHO
adalah
Provisianal
hand over
FHO
adalah
Final
Hand Over
PA
adalah
Pengguna Anggaran
KPA
adalah
Kuasa Pengguna Anggaran
PPK
adalah
Pejabat Pembuat Komitmen
PPHP
adalah Panitia Penerima Hasil Pekerjaan
PPTK
adalah Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan
PK
adalah
Peneliti Kontrak
PPK/KPA/PA jangan
di salah artikan karena tulisan / dan ditulisan ini tidak terfokus ke PPK
fokusnya pada penanda tangan kontrak, sebab penanda tangan kontrak bisa PPK,
bisa KPA dan Bisa Juga PA
Tim
Pendukung PPK/KPA/PA dalam proyek konstruksi dan ditunjuk
langsung oleh yang menanda tangani kontrak (Ingat! tidak ada ditulisan yang
sama diaturan,… Jangan dicari mas Broo)-------à
namun dalam PerPres Pengadaan barang/Jasa Pasal 11 (cari sendiri ya) telah
disampaikan Bahwa Tugas Pokok dan Kewenangan PPK “Menetapkan tim Pendukung”.
Tim
Pendukung yang umum saat ini didaerah saya, “PPTK. PK,
Direksi Lapangan (Pengawas) dan tenaga ahli (Konsultan Pengawas)--à samakah dengan daerah lainnya??? Kalo
tidak, Boleh dong kasih bocoran,…
Penetapan Tim Pendukung
“menurut aturan” tidak Pada PA/KPA! Mengapa Kepada PPK Penetapan tim Pendukung?
Kapan saatnya PA/KPA menetapkan Tim Pendukung???
